We krijgen vaak de vraag “Heb je een stappenplan (tips) om een winnende inschrijving op een aanbesteding te maken?”. Iedere aanbesteding is anders en iedere inschrijver is anders, maar de belangrijkste elementen vind je op onze webpagina ‘dienstverlening’. Graag neem ik je mee in de belangrijkste stappen.
Stap 1: Online zoeken naar (voor)aankondigingen.
Overheden en publieke organisaties moeten de meeste opdrachten aanbesteden. Niet alleen ministeries en rijksdiensten (bijvoorbeeld het centraal justitieel incasso bureau), maar ook provincies, waterschappen, gemeenten en overige publiekrechtelijke instellingen (zoals semi-overheidsorganisaties waaronder sommige banken maar ook academische ziekenhuizen). De regel is eigenlijk: iedereen die voor meer dan 50% afhankelijk is van overheidsgeld en met een aanbesteding boven de drempelwaarde komt dient Europees aan te besteden. Dat zijn kansen die je natuurlijk niet laat liggen! Kansen op lange termijn opdrachten, je hoeft er geen acquisitie voor te doen en je hoeft geen relatie te hebben met de aanbestedende dienst. Het doel hierbij van onze overheid is: non-discriminatie (naar nationaliteit), gelijke behandeling (objectiviteit), transparantie en proportionaliteit. Kansen dus voor de kleine ondernemer en het MKB. Leuker kunnen we het niet maken. Heb je zelf geen aanbestedingsspecialisten / bidmanagers of een capaciteitsprobleem, je weet Coopmann te vinden.
Op https://www.tenderned.nl vind je (voor)aankondigingen van overheidsopdrachten. TenderNed kan je attenderen op voor jou relevante aanbestedingen.
Ook wij van adviesbureau Coopmann kunnen voor jullie een tendersignalering op maat inrichten. Dit gebeurt door een vakkundig adviseur die de opdracht inhoudelijk beoordeelt en matcht met jullie interesses.
Stap 2: Analyseer de offerteaanvraag
Regelmatig zijn dit heel veel documenten. Creëer overzicht en begin met de belangrijkste documenten te lezen. Vaak zijn dit de uitnodiging tot inschrijving, de offerteaanvraag, de inschrijvingsleidraad of het beschrijvend document. Daarnaast heb je nog documenten als PvE (Programma van Eisen) ed. Belangrijke elementen in al deze stukken zijn: de eisen, de gunningscriteria waaronder vaak de kwalitatieve gunningscriteria (te schrijven plannen), de doelstellingen, de prijs en natuurlijk de beoordelingsmethodiek. Let ook op eventuele showstoppers als verlangde certificeringen e.d. maar geef het niet zomaar op, stel vragen.
Doe dit ook als je de klant al kent. Het is nooit kat in het bakkie!
Stap 3: Stel een projectteam samen en schat je kansen in
Succesvol inschrijven doe je samen. In dit projectteam zit minimaal kennis van aanbestedingen, accountkennis en een materie deskundige (product en/of dienstverlening). Na het inschatten van je kansen kun je nog een tekstschrijver, calculator e.d. aan het team toevoegen. Met hulp van Coopmann creëer je frisse, onderscheidende, innovatieve en winnende inschrijvingen.
Inschrijvingen kosten veel tijd en energie. Dat is geen probleem, als je maar wint. Schat daarom altijd vooraf je kansen in:
- Kunnen / willen we aan alle eisen voldoen?
- Hebben we referenties?
- Kunnen wij echt het verschil maken?
- Verhouding gunning prijs / kwaliteit? Willen we dat? Of is het puur gunnen op prijs?
- Wie zijn de huidige leveranciers? Kennen we onze concurrenten?
- ….
Stap 4: Stel vragen
Er is minimaal altijd 1 vragenronde met een beantwoording (NVI = Nota Van Inlichtingen). Maak hier gebruik van. Stel vragen over onduidelijkheden, maar ook elementen die je wellicht onredelijk vindt bijvoorbeeld. De antwoorden (NVI) maken onderdeel uit van de opdracht. Zo kun je invloed uitoefen, maak er gebruik van en stel gerust sturende vragen!
Denk altijd na bij iedere vraag: geef ik geen concurrentiegevoelige informatie weg? Er is altijd de mogelijkheid (ter beoordeling aan de Aanbestedende Dienst of ze dit honoreren) om een vertrouwelijke vraag te stellen, die niet in de NVI komt, maar alleen aan jou wordt beantwoord.
Stap 5: Bepaal je (inschrijf) strategie
Bedenk je strategie waarmee je je gaat onderscheiden van de concurrent. Bedenkt ook je prijsstrategie. Bij een verhouding van BPKV (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding) van 20% (prijs) en 80% (kwaliteit) is het wellicht handig om niet te laag in te schrijven. Er moet ook geld verdiend worden.
En voor het schrijven van de teksten: Sneller en beter schrijven met de 25/50/25 aanpak: 25% sparren / 50% schrijven / 25% eindredactie.
Stap 6: Schrijf zó dat ze niet anders dan voor ons kunnen kiezen
Houd de volgorde en headers aan van de uitvraag. Er is niets lastiger vergelijken voor aanbestedende diensten als ze in jou stukken moeten zoeken naar wat ze hebben gevraagd. Aanvullend kun je al het overige kwijt wat jij wilt schrijven in een inleiding, aanvullende items onder de uitvraag structuur en een slotwoord.
Klik hier voor meer tips bij het schrijven van kwalitatieve teksten.
En vergeet niet: de eerste indruk telt. Regel grafische vormgeving.
Stap 7: Check, check, dubbelcheck
Je zult niet de eerste zijn die door iets te vergeten of een klein foutje wordt uitgesloten. Stel aan de voorkant een projectanalyse op waarin je helderheid creëert. Hierin staan bijvoorbeeld alle acties met naam en datum, alle in te leveren documenten als UEA formulier (Uniform Europees Aanbestedingsdocument), GVA (Gedragsverklaring Voor Aanbesteden) e.d.
Doe altijd een dubbelcheck bij het doorlopen van alle stappen en uploaden van alle gevraagde documenten in het betreffende aanbestedingsplatform als Tenderned, Negometrix etc.
Succes, op naar een winnende inschrijving!
Wil je meer expertise? Zie andere artikelen hier.