Kwalitatieve stukken schrijven voor inschrijvingen op aanbestedingen doe je niet zomaar even. Vaak onderschat je ook de tijd die er in gaat zitten. Met deze tips helpen we je verder op weg. Bij inzet en hulp van adviesbureau Coopmann kunnen wij uiteraard dit proces verzorgen. Veelal wordt middels interviews de informatie van jullie kant overgedragen aan onze tekstschrijvers, waarna het schrijven en redigeren volgt etc. Met elkaar creëren we frisse, onderscheidende, innovatieve en winnende inschrijvingen.
Tip 1: Start met een projectanalyse
- Stel een planning op met taken en verantwoordelijkheden
- Maak overzicht met gunningscriteria en in te leveren documenten
- Maak een overzicht van te controleren documenten als concept overeenkomst, AIV e.d.
- Maak overzicht met opmerkingen en aandachtspunten uit de stukken, ook wat je mee dient te nemen in de op te stellen kwalitatieve stukken, commerciële aspecten, benodigde samenwerkingsverbanden etc.
- Stel tegelijk met de analyse een lijst op met te stellen vragen aan AD (Aanbestedende Dienst)
Tip 2: Onderscheidend vermogen (Denk vanuit jouw expertise na waar de kansen liggen vanuit het bestek)
- Geef aan waar we onderscheidend zijn versus concurrenten
- Benadruk in de beantwoording wat het voordeel is voor de klant
- Geef aan wanneer de klant eigenlijk niet geholpen is met zijn uitvraag
- Geef aan als je de gestelde eisen op een bepaalde manier interpreteert
- Speel in op mogelijke andere motieven/drijfveren die binnen de AD leven. Naast tijdsbesparing (efficiency) en vernieuwing (innovatie) kunnen dit zijn: gemak (je neemt de AD werk uit handen, maar ook een makkelijk leesbare tekst), zekerheid (ergens garant voor staan, of juist het vermijden van risico’s) of zelfs status (AD wellicht als voorbeeldgemeente?).
Tip 3: Kwaliteitscriteria
- Geschiktheid voor doel en doelgroep
- Consequent doorgevoerde keuzes (consistent)
- Conform wet en regelgeving (correct)
Deze drie kwaliteitscriteria zijn van toepassing op vijf niveaus die je in een tekst kunt onderscheiden:
- A: Teksttype (of genre)
- B: Opbouw (of structuur). Begin met een intro (management samenvatting) waar de aanbestedende dienst zich in herkent en waarin jullie belangrijkste USP’s naar voren komen. Beantwoord dan volgens de structuur van de uitvraag alle vragen en verwerk op de juiste plaats hierin zoveel als mogelijk wat je wilt delen, ook alle (overige) USP’s. Daarna heb je alle vrijheid om nog zaken toe te voegen als een samenvatting e.d. Uiteraard binnen het gestelde aantal pagina’s, format e.d.
- C: Inhoud
- D: Formulering
- E: Presentatie (waaronder spelling en vormgeving)
Stel op elk van deze niveaus de vraag: wat past bij doel en doelgroep?
- Met welk teksttype komt de boodschap het beste over bij de doelgroep?
- Hoe zorg je ervoor dat de inhoud van de boodschap aansluit bij de voorkennis van de lezers? Hoe houd je rekening met weerstanden? Wat moet de lezer in elk geval weten, en wat mag niet verteld worden?
- Wat is de beste structuur om de boodschap helder voor het voetlicht te krijgen? Wat wordt de volgorde? Hoe creëer je een goede samenhang en een rode draad in het geheel? Welke structuurelementen (samenvatting, opsomming, kaders, kopjes) maken de tekst toegankelijk voor de doelgroep?
- Welke formulering gebruik je? Zakelijk, afstandelijk, informeel, jolig? Hoe wil je lezer het liefst aangesproken worden?
- In welke vorm kun je de boodschap het beste presenteren?
Tip 4: Sneller en beter schrijven
- Sneller schrijven met de 25/50/25 aanpak: 25% sparren / 50% schrijven / 25% eindredactie
Valkuilen tijdens het schrijven van teksten:
- te snel gaan schrijven
- te lang sparren over de oplossing en te kort voor de deadline gaan schrijven
- te veel bezig met eindredactie tijdens het opzetten van de tekst
- tijdens het opzetten van de tekst te veel afgeleid zijn
- niet op tijd beginnen
Direct antwoord op de vraag:
- Geef in de eerste zin direct het antwoord op de vraag van de klant
- Laat de exacte klantvraag terugkomen en geef deze een opvallende kleur
- Herhaal een deel van de klantvraag in je antwoord
- Maak kopteksten met beloftes. Koptekst dik gedrukt
SMART schrijven:
- Formuleer je doel. Kies voor een doel einde contractperiode
- Specifiek: Omschrijf het doel extreem concreet
- Meetbaar: Beschrijf een methode om te meten hoe het doel bereikt wordt
- Aanwijsbaar: Wie komt er in actie? Wie is er verantwoordelijk?
- Realistisch: Is het doel haalbaar voor mij en/of anderen? Toon aan met bewijsvoering van andere projecten dat je doel haalbaar is
- Tijdsgebonden: Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt?
- Heel kort door de bocht kun je dit ook anders zeggen. De volgorde is altijd: ‘wat’ doe je, ‘hoe’ doe je het en ‘wat levert het op’ voor de AD. Zo wordt het geheel concreet.
Toverwoorden benutten:
- Gebruik deze ’toverwoorden’ zodat je jouw plan van aanpak specifiek toeschrijf voor je klant
- De klant waardeert jouw plan onbewust beter door de herkenbaarheid van de eigen termen
- Zorg voor consistentie in je termen in alle teksten
- Transitieplan / zorgeloze implementatie / soepele migratie
Schrijven is schrappen:
- Let op de maximale hoeveelheid A4
- Liever een goede korte tekst dan een lange nietszeggende tekst
- Gebruik korte zinnen tot maximaal 15 woorden
- Varieer in de lengte van je zinnen. Voorkom een Jip-en-Janneke schrijfstijl
- Schrap alle blabla teksten
- Gebruik meer witregels
- Gebruik kopteksten met beloftes
- Voorkom dat je Engelse woorden mengt
Kopteksten met beloftes:
- Ook als de klant niet alles leest, krijgt hij door de kopteksten een indruk van jouw plan van aanpak
- Een belofte onderscheid je van de concurrentie die over innovatie, implementatie en risicodossier schrijven
- Volg de volgorde van de klantuitvraag. Kopieer de vraag van de klant en maak daar jouw belofte van en bewijs het met voorbeelden en referenties
Niet afkorten:
- Gebruik geen afkortingen. Ga er niet vanuit dat iedereen de afkortingen kent. Help je lezer en schrijf afkortingen uit
- Schrijf altijd een eerste afkorting helemaal uit en (vermeld tussen haakjes de afkorting)
Niet verwijzen:
- Neem geen verwijzingen op in je document. Dit irriteert de klant, omdat hij moet gaan zoeken naar de betreffende pagina. Beschrijf liever kort de essentie die in je verwijzing staat
- Verwijs wel naar een bijlage voor alle informatie
Gebruik geen oude taal:
- aan de hand van > met, door
- als gevolg van > door
- in verband met (i.v.m.) > door, omdat, doordat, wegens
- naar aanleiding van (n.a.v.) > over, omdat, na, wegens
- op grond van > vanwege, wegens, voor, volgens
Gebruik geen jargon:
- Leg uit wat je oplossing betekent voor de klant
- Ga er niet van uit dat iedere beoordelaar weet wat jouw dienst betekent
- Voorkom dat de klant afhaakt door alle details
- Benoem steeds het klantvoordeel bij de oplossing die je levert
Actief schrijven:
- Schrijf actief en niet passief of beschouwend
- Schrijf in de tegenwoordige tijd
- Vermijd de woorden zullen, kunnen en worden
- De voortgang zal wekelijks gerapporteerd worden: -> De wekelijkse rapportage bestaat uit
- Dit is een maatregel die we eenvoudig kunnen toepassen -> We gaan deze maatregel toepassen in…
- Voor dit project zullen twee opstellingen opgebouwd worden. -> Voor dit project bouwen we twee opstellingen
- Schrijf nooit: na opdracht zullen we hierover met u overleggen, maar kom altijd met een concreet voorstel, neem het initiatief
Verplaats je in de klant:
- Lezers zijn meer geïnteresseerd in mensen dan in zaken
- Klanten lezen het liefst over zichzelf
- Gebruik voorbeelden
- Lees je teksten hardop voor en hoor of je zin lekker loopt
- Help de fantasie van de lezer. Gebruik werkwoorden zoals ‘zien’, ‘horen’ en ‘voelen’
- Laat belangrijke woorden en termen uit de vraagstelling van de klant terugkomen in je kwalitatieve teksten, dat geeft herkenning bij de klant
Schrijf specifiek en concreet:
- Voorkom dat de klant jouw tekst interpreteert
- Lever voor ieder perceel een iets gewijzigde tekst. Breng specifieke kenmerken aan in de tekst van ieder perceel over locaties, dienstverlening, medewerkers of stakeholders
- Omschrijf het antwoord net iets anders of geef een ander voorbeeld als een vraag van de klant bij meerdere gunningscriteria terugkomt
Gebruik bullets op de goede manier:
- Gebruik minimaal 3 en maximaal 5 bullets
- Bullet 1,2 en 5 zijn de belangrijkste bullets
De inleidende zin begint met een hoofdletter en eindigt met een dubbele punt:
- ieder onderdeel van de opsomming begint met een kleine letter
- ieder onderdeel van de opsomming, behalve de laatste, eindigt op een puntkomma
- het laatste onderdeel van de opsomming eindigt op een punt
Aandacht voor de opmaak van de teksten:
- Links uitlijnen en niet uitvullen
- Maak je opsommingen in bullets
- Werk met twee kolommen
- Begin na je koptekst direct met de alinea
- Beschrijf oplossingen in tabellen en grafieken
- Voor de opmaak van documenten is nog 2/3 dagen voor de deadline nodig met alle definitieve bestanden
Geen superlatieven:
- Vermijd zinnen met veel bijvoeglijke naamwoorden als geweldig/prachtig/uniek/bijzonder
- De inkoper irriteert zich aan deze superlatieven, zeker als jouw unieke oplossing door alle partijen uit de markt wordt gebruikt
- Je verliest je geloofwaardigheden bij andere uitspraken die je doet
- Maak indruk met je teksten door concreet te maken hoe je iets doet en werk met bewijsvoering waar dit uit blijkt
Gebruik beeldmateriaal (visuals):
- Gebruik beeldmateriaal, bij voorkeur op iedere pagina
- Verwerk je boodschap in het onderschrift van je beeldmateriaal
- Zet het beeldmateriaal rechts, omdat het menselijk oog gewend is om een zin te lezen vanaf de linkerkant
Gebruik geen twijfelwoorden:
Verwijder je twijfelwoorden: naar mijn mening, in zekere mate, voor een belangrijk deel, een meerderheid, gedeeltelijk, een beetje, in principe, tamelijk, met name, best wel, toch, maar, als en uiteindelijk
Referenties schrijven (geschiktheid):
- Zorg dat je voldoet aan de eisen -> klant beoordeelt met JA of NEE
- 1 referentie van een klant combineren voor meerdere kerncompetenties is vaak toegestaan
- Vul de hele referentie tabel in
- Kun je niet aan de referentie voldoen -> zoek samenwerkingsverbanden
Referenties schrijven (beoordeling):
- Zie de tekst net zo als een open vraag
- Herschrijf de referentie richting de uitvraag – laat dingen weg die niet relevant zijn, benadruk dingen die belangrijker zijn
Schrijf in klantvoordelen:
- Schrijf in klantvoordelen: onze organisatie levert naar u als klant krijgt
- Benoem de klantvoordelen van de oplossing
- Geef het voordeel of de verbetering aan van de oplossing voor de klant
- Toon de klantvoordelen aan met bewijsvoering van eerdere projecten
- Check of alle relevante criteria voor AD, uit alle stukken, in de projectanalyse aangegeven en verzameld, zijn meegenomen in de kwalitatieve stukken
Geen clichés:
- Verwijder al je clichés
- Bedenk hoe je een bepaalde zin tegen een vriend zou zeggen
- Kopieer geen stukken tekst uit de klantuitvraag
Verwijder je clichés: Voor herhaling vatbaar zijn, Het papier is geduldig, Bij ons bedrijf staan service en kwaliteit hoog in het vaandel, Op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging, We moeten hoog in de concentratie zitten, De nieuwe trainingsmethode heeft haar geen windeieren gelegd
Geen dooddoeners en containerbegrippen:
- Wees gedetailleerd in je antwoorden
- Geef voorbeelden. Vertel niet alleen, laat vooral zien
- Bevraag je huidige klanten wat ze opvallend vonden
- Laat iemand van buiten je organisatie je teksten reviewen
Verwijder je dooddoeners: Jong en dynamisch team, Totaaloplossing, Professioneel, Oplossingen op maat, Wij begeleiden u graag / Wij staan altijd voor u klaar, De klant optimaal ontzorgen
Neem de klant mee in de verandering (bestaande klant):
- Dezelfde dienstverlening: Benadruk gemak, snelle implementatie, samenwerken met bekende contactpersonen
- Nieuwe dienstverlening: De klant vraagt zich af: waarom heb ik deze dienstverlening nog niet gekregen in het huidige contract? Leg uit dat de dienstverlening vernieuwd is, innovaties zijn ontwikkeld in de afgelopen jaren
Neem de klant mee in de verandering (nieuwe klant):
- Bekende positie: Geef de voordelen aan om te werken met ons. Benadruk de sterke punten. Toon lef en leg de meerwaarde goed uit om de klant voor ons te laten kiezen
- Onbekende positie: Toon aan dat je in staat bent om de dienstverlening te doen. Geef bewijsvoering mee, geef inzicht in behaalde KPI’s, noem andere vergelijkbare klanten. Toon aan dat je risico’s managed en kansen benut
Wil je meer expertise? Zie andere artikelen hier.